Assistant d’Administration et de coordination (H/F)

La GIZ recrute un Assistant d’Administration et de coordination (H/F) pour le projet « Solutions Décentralisées pour le Développement Régional (SoDeR) ». 

• Lieu d’affectation : Ville de Rabat.
• Type de contrat : 01/02/2023 au 31/01/2024.
• Date de démarrage prévue du contrat de travail : 15/03/2023.

ATTRIBUTIONS :

• L’appui au projet pour toute tâche administrative (impressions, reliure, constitutions de dossiers, classement, la gestion du courrier entrant et sortant, des calendriers et prise de RDV) ;
• L’accueil téléphonique et des visiteurs ;
• Gestion des réunions internes ainsi que l’assistanat dans le cadre de la coordination des évènements organisés par le projet (réservation de salles, équipement nécessaire, accueil etc.) ;
• L’organisation des voyages d’études et voyages d’affaire
• Appui à la gestion des bureaux du projet et suivi avec les agents de nettoyage ;
• Préparation et appui dans le cadre des achats du projet ;
• Coordination et suivi de l’inventaire physique du matériel sur place
• La gestion et suivi du stock de fournitures, du matériel de modération, des produits d’entretien et des décharges ;
• La gestion de l’agenda des chauffeurs et suivi des heures supplémentaires ; Réception des carnets de bords, consolidation et remise au service comptabilité pour contrôle ;
• La réception des dossiers d’assurance maladie et la gestion des congés du projet, consolidation et remise au service de l’unité pour contrôle ;
• La coordination entre le projet et les services de l’unité par rapport à la transmission, la réception, et l’avancement des dossiers.

PROFIL RECHERCHE :

• Diplôme de Bac+3/4 minimum d’une école de commerce et de gestion ou équivalent ;
• Au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire ;
• Une première expérience dans les projets de développement est un atout ;
• Sens de l’organisation et savoir travailler en équipe dans un milieu multiculturel et structuré ;
• Aptitude à définir les priorités et bien gérer son temps ;
• Capacité à gérer la pression et le stress ;
• Très bonne connaissance pratique des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ;
• Très bonne connaissance d’arabe et français ; la connaissance en Anglais sera un plus.