Assistant (e) de Direction

Dans le cadre du renforcement de son capital humain, la Société de Développement Régional "ORIENTAL SERVICES" S.A procèdera au recrutement du profil suivant : Assistant (e) de Direction (02 Postes).

MISSIONS :

• Recueil, traitement et communication des informations nécessaires au bon fonctionnement de la Direction Générale et des Services.
• Information et orientation, dans leurs démarches, les interlocuteurs internes et externes.
• Assurer la coordination avec le DG pour l'organisation matérielle et logistique des réunions.

ACTIVITES ET TACHES PRINCIPALES :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
• Assurer les prises de rendez-vous ;
• Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques ;
• Suivre la circulation des parapheurs ;
• Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéantes ;
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports …), les reproduire et les diffuser ;
• Traiter et diffuser des informations internes et externes ;
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur ;
• Organiser les réunions et assurer leurs logistiques ;
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées ;
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative ;
• Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives.

PROFIL RECHERCHÉ :

Formation et qualification nécessaire :

• Technicien spécialisé ou licence (Secrétariat et bureautique ou équivalent)
• Expérience minimum exigée est 2 années

Connaissances :

• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite ;
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
• Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.

Compétences opérationnelles :

• Rigueur et autonomie de travail ;
• Très bonne capacité rédactionnelle et d'expression orale ;
• Sens des priorités ;
• Sens de l'organisation ;
• Capacité à prendre des initiatives ;
• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique ;
• Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence ;
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion conviviable.

Savoir-être :

• Accueillante ;
• Autonome ;
• Discrète ;
• A l'écoute
• Et au service du public.

Et Avoir :

• Un bon sens relationnel ;
• Une Capacité d’anticipation ;
• Et une Force de proposition.

Conditions et contraintes d’exercice :

• Gestion de Stress et gestion des priorités ;
• Disponibilité.