Chargé de Dossiers Administratifs (H/F)

Nous recrutons pour le projet CESAR Un.e chargé.e de dossiers Administratifs.

• Lieu d’affectation : Ville de Marrakech avec missions au Maroc et à l’étranger.
• Période de mise en œuvre du projet : : 01.08.2022 au 31.07.2026.

ATTRIBUTIONS :

• Assurer l’accueil téléphonique et l’accueil des visiteurs ;
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant ;
• Assurer la gestion du/des calendriers et prise des RDV ;
• Assurer la gestion des réunions internes, réservation de salles et coordination avec les prestataires de service externes en relation avec les locaux des projets ;
• Assurer la gestion d’une caisse pour les petites dépenses en collaboration avec le service comptabilité de l’unité administrative et financière ;
• Assurer la gestion des achats projet (matériel, voyage et évènementiels) ;
• Prendre en charge l’organisation des voyages d’études et voyage d’affaire (demandes de visas, assurances voyages…) ;
• Assurer la gestion et le suivi de l’inventaire physique du matériel sur place ;
• Assurer la gestion du matériel de modération et suivi des décharges et du stock des fournitures et des produits d’entretien ;
• Assurer la gestion et organisation des déplacements des collègues sur place vers les régions et les villes en collaboration avec les agents logistiques ;
• Assure la gestion des agendas des chauffeurs et suivi des heures supplémentaires ;
• Assurer la réception et vérification des carnets de bords, consolidation et remise au.à la cheffe de projet pour validation ;
• Assurer le suivi des dossiers d’assurance maladie ;
• Gérer les congés du projet ;
• Assurer le traitement complet du processus des demandes d’exonérations TVA, suivi avec l’unité, le projet et le partenaire ;
• Assurer l’apurement des créances Projet et Bureau ;
• Assurer la coordination avec les sociétés de maintenance téléphonique et informatiques du projet ;
• Appuyer à la préparation des contrôles internes ;
• Assurer la coordination entre le projet et les services de l’unité par rapport à la transmission, la réception, et l’avancement des dossiers ;
• Appuyer et conseiller les projets en matière de procédures administratives et règles de la GIZ en relation avec son domaine de compétence.

PROFIL RECHERCHE :

• Diplôme de Bac+3 minimum d’une école de commerce et de gestion avec spécialité en achats & logistiques et/ou gestion d’entreprise, ou équivalent ;
• Au moins 2 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire ;
• Sens d’organisation et de travail en équipe dans un environnement multiculturel et structuré ;
• Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ;
• Très bonne maitrise orale et écrite en arabe, en français, la maitrise de l’anglais est souhaitable.