Assistant d’Administration et de coordination (H/F)

La GIZ recrute un Assistant d’Administration et de coordination (H/F), pour le projet « Solutions Décentralisées pour le Développement Régional (SoDeR) ».

• Lieu d’affectation : Ville d’Agadir avec des missions régulières dans la zone d’intervention du projet SoDeR au Maroc.
• Période de mise en œuvre du projet : 01/03/2023 au 31/01/2026.

ACTIVITES PRINCIPALES :

• L’appui au projet pour toute tâche administrative (impressions, reliure, constitutions de dossiers, classement, la gestion du courrier entrant et sortant, des calendriers et prise de RDV) ;
• L’accueil téléphonique et des visiteurs ;
• Gestion des réunions internes ainsi qu’assistance dans le cadre de la coordination des évènements organisées par le projet (réservation de salles, équipement nécessaire, accueil etc.) ;
• L’organisation des voyages d’études et voyage d’affaire
• Appui à la gestion des bureaux du projet et suivi avec les agents de nettoyage ;
• Préparation et appui dans le cadre des achats du projet
• Coordination et suivi de l’inventaire physique du matériel sur place
• La gestion et suivi du stock des fournitures, du matériel de modération, des produits d’entretien et des décharges ;
• La gestion de l’agenda des chauffeurs et suivi des heures supplémentaires ; Réception des carnets de bords, consolidation et remise au service comptabilité pour contrôle ;
• La réception des dossiers d’assurance maladie et la gestion des congés des projets, consolidation et remise au service comptabilité pour contrôle ;
• La coordination entre les projets et les services de l’unité par rapport à la transmission, la réception, et l’avancement des dossiers.

PROFIL RECHERCHE :

• Diplôme de Bac+3/4 minimum d’une école de commerce et de gestion ou équivalent.
• Au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire.
• Une première expérience dans les projets de développement est un atout.
• Sens de l’organisation et esprit d’équipe ;
• Aptitude à définir les priorités et bien gérer son temps ;
• Capacité à gérer la pression et le stress
• Sens d’organisation et de travail en équipe dans un milieu multiculturel et structuré ;
• Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ;
• Très bonne maitrise orale et écrite en arabe, en français et en anglais.