Chargé du bureau d’ordre

L'Agence Nationale du Soutien Social lance un appel à candidatures pour le poste Chargé du bureau d’ordre (1), rattaché(e) à la Service de la logistique, Division des Moyens Généraux.

Le lieu de déroulement du concours sera communiqué ultérieurement aux candidats retenus.

Conditions de Travail :

• Lieu : Rabat.

MISSION ET RESPONSABILITES :

La/le titulaire du poste aura pour mission principale d’assurer la gestion rigoureuse, sécurisée et traçable de l'ensemble du courrier entrant et sortant de l'ANSS.

Les responsabilités du titulaire du poste incluent, sans y être limitées, les activités suivantes :

• Assurer le référencement, l'enregistrement et la documentation physique et électronique de tout courrier entrant via le système dédié ;
• Centraliser   le  courrier  reçu et en assurer la distribution interne en coordination avec les assistantes des directions ;
• Recevoir, enregistrer  et documenter le courrier  sortant transmis par les entités de l'ANSS ;
• Veiller à l’acheminement du courrier  départ par les moyens  appropriés (Coursier, poste, fax, e-mail, …) ;
• Veiller à l'intégrité, la confidentialité et la sécurité des courriers traités ;
• Créer et tenir à jour une base de données des archives des courriers ;
• Assurer l’archivage physique du courrier départ et arrivée conformément aux textes en vigueur ;
• Mettre  à  jour  régulièrement  les  registres   d'archives   physiques   et numériques et  assurer   leur  conservation  conformément  aux  lois  et règlements en vigueur ;
• Assurer toute autre tâche qui lui est confiée par l’Agence, en relation avec le poste.

COMPETENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES :

L'appel à candidature est ouvert aux candidats remplissant les conditions suivantes :

• Être de Nationalité Marocaine.

Formation 

• Être  titulaire  de diplôme  de technicien  spécialisé  délivré par l’OFPPT ou d’un diplôme équivalent, en secrétariat, assistanat, gestion ou tout autre spécialité en relation avec le poste.

Expérience professionnelle

• Minimum 5 ans d’expérience professionnelle, de préférence dans un poste similaire ou dans un poste en rapport avec la réception du public ou la gestion du courrier.

Compétences requises 

• Bureautique ;
• Législation sur les archives ;
• Notions sur les logiciels de gestion documentaire ;
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer les imprévus ;
• Interagit de manière professionnelle et courtoise avec le personnel et les partenaires de l'Agence ;

Qualité

• Organisation et rigueur ;
• Disponibilité ;
• Sens de l’observation ;
• Discrétion ;
• Courtoisie