Assistante de Direction

Avec sa nouvelle identité, la Société Nationale de Garantie et du Financement de l’Entreprise portant la marque Tamwilcom (Ex CCG) lance le recrutement de : 2 Assistantes de direction.

• Entité de rattachement : Direction Générale.
• Supérieur hiérarchique : Directeur Général - Directeur Général Délégué - Directeur Général Adjoint.
• Supérieur fonctionnel : N/A.

FINALITÉ DE L’EMPLOI :

• Mener à bien et coordonner l’ensemble des activités administratives assurant le bon fonctionnement de la direction de rattachement.

MISSIONS PRINCIPALES :

• Organiser les rendez-vous et le planning du responsable
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’interface avec les interlocuteurs de l'institution
• Rédiger des notes, des correspondances, répondre aux courriers (physique et électronique) et mettre en forme les documents et rapports de l'entité de rattachement
• Réceptionner, trier le courrier et dossiers de son responsable
• Saisir les documents de la direction dans le cadre du programme GED
• Traiter et transmettre les dossiers de la direction en interne et en externe
• Organiser les déplacements de son responsable
• Coordonner la préparation logistique des évènements et réunions internes de l'établissement y compris les réunions des instances de gouvernance (envoi des convocations, organisation des dossiers, réservation de salles...)
• Prendre en charge l'archivage des dossiers physiques de la direction.

CRITÈRES DE PERFORMANCE :

Indicateurs clés de performances (KPI) :

• Respect des consignes de travail
• Respect des délais
• Degré de satisfaction des interlocuteurs
• Efficacité dans la gestion de multiples sujets et tâches
• Qualité de l'organisation des évènements (planification, état des lieux, hygiène…).

RELATIONS FONCTIONNELLES DU POSTE :

Interlocuteurs internes & Nature des échanges :

• Ensemble des directions de l'institution : support fonctionnel, dispatch du courrier, secrétariat des évènements organisés (documentation nécessaire, gestion logistique...)

Interlocuteurs externes & Nature des échanges :

• Visiteurs et partenaires : accueil, prise de rendez-vous, envoi de convocations.

PROFIL ET COMPÉTENCES REQUISES :

• Niveau du diplôme : BAC + 3 au minimum
• Type du diplôme : Diplôme en secrétariat ou licence universitaire
• Expérience globale : 15 ans au minimum
• Expérience spécifique : Expérience similaire exigée de préférence dans un établissement financier.

Compétences :

Métier :

• Gestion administrative
• Gestion documentaire.

Transverses :

• Connaissance de la réglementation métier
• Maitrise des outils bureautiques
• Techniques rédactionnelles
• Maitrise des langues techniques.

Comportementales :

• Autonomie
• Sens de l'organisation
• Sens du relationnel
• Sens de la confidentialité
• Diplomatie
• Rigueur