Technicien Administratif (H/F)

ACTIVITES PRINCIPALES :

Rattaché au Chargé d’Accueil et Orientation, vous aurez pour mission de gérer et traiter toutes demandes des clients selon les procédures administratives en vigueur.

A ce titre, vos principales activités seront :

Gestion du Système Esirema

• Organiser et mettre à jour les données dans le système Esirema
• Vérifier et valider l'exactitude des informations saisies dans le système pour garantir leur précision

Traitement des Dossiers de Reproduction Equine

• Assister le Chargé d'accueil et orientation dans la coordination des rendez-vous
• Assurer la gestion des dossiers d’approbation des étalons privés : Remise et saisies des carnets de cartes de saillies
• Veiller au suivi des différentes phases des dossiers de reproduction
• Assurer la cohérence et l'intégrité des données dans les documents d'accompagnement des chevaux
• Veiller au suivi des différentes phases des dossiers de reproduction
• Editer et Assurer la gestion des Documents d’identification et leur remise aux propriétaires

Traitement des demandes de transaction

• Traiter les demandes de transaction selon la procédure et les délais impartis (Changement de propriétés, Duplicata, renouvellement)

Communication et Relation Client

• Répondre aux demandes des clients par téléphone, par e-mail ou en personne, en fournissant des informations précises sur les procédures et services offerts
• Préparer et éditer les documents administratifs nécessaires pour les clients, tels que les Factures, les confirmations de réservation, etc.
• Assurer une communication claire et cohérente avec les clients et les visiteurs

Gestion des Tableaux de Suivi et Reporting

• Établir et maintenir des tableaux de suivi détaillés pour les documents des haras
• Générer des rapports réguliers et des tableaux de bord pour informer les parties prenantes internes des avancées et des éventuels problèmes

Gestion des Relances et Suivi des Délais

• Gérer les relances et notifications nécessaires en cas de délais dépassés ou de retards dans les dossiers de reproduction des chevaux
• Collaborer avec les différentes parties prenantes pour s'assurer que les délais et les exigences sont respectés

Gestion des Stocks de Consommables

• Surveiller régulièrement les niveaux de stock pour garantir des approvisionnements adéquats
• Planifier et effectuer des réapprovisionnements en fonction de la demande prévue
• Suivre et vérifier les livraisons pour s'assurer de leur conformité et de leur qualité

Contrôle Qualité et Stockage

• Examiner la qualité des fournitures à leur réception et gérer les retours si nécessaires
• Stocker les fournitures de manière organisée et sécurisée pour éviter les pertes ou les dégradations

Suivi des Consommables

• Tenir un registre précis des consommables utilisés
• Tenir à jour le système AX
• S'assurer que les consommables essentiels sont toujours disponibles pour les opérations quotidiennes
• Collaborer avec les différentes entités du Haras pour comprendre et anticiper leurs besoins en consommables

Reporting et Documentation

• Maintenir des enregistrements et des rapports précis sur les mouvements de stocks
• Fournir des informations régulières à la direction sur la gestion des stocks

PROFIL RECHERCHE :

• Vous êtes de formation Bac +2 Economie/Gestion/Communication ou équivalent avec une expérience probante dans un poste similaire.
• Vous avez des compétences administratives ;
• Vous avez une maîtrise poussée des outils informatiques et des logiciels dédiés ;
• Vous avez le sens de communication et du reporting ;