Assistant(e) de Direction Confirmé (e)

L'Agence Nationale du Soutien Social lance un appel à candidatures pour le poste Assistant(e) de Direction Confirmé (e), rattaché(e) à la Direction Générale ou Direction de Pôle.

Conditions de Travail :

• Lieu : Rabat
• Emploi statuaire

MISSION ET RESPONSABILITES :

Sous l’autorité de la Directrice Générale ou du Directeur de Pôle, l’assistant(e) de Direction aide à assurer l’assistance quotidienne, la coordination administrative et l’organisation du bureau de direction de manière à optimiser la gestion de ses activités

Il/Elle assurer la gestion proactive des priorités et veille à l’efficacité et la bonne circulation de l’information, tout en veillant aux règles de confidentialité.

Ses responsabilités incluent, sans s’y limiter :

• L’accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer rediriger et transmettre ;
• La gestion de l’agenda et des priorités ;
• La préparation et l’organisation de rendez-vous et des réunions ;
• La gestion des flux de document entrants et sortants ;
• La mise en forme de documents (tableau, graphique, présentation, Power Point…)
• La coordination avec les assistantes des responsables de l’Agence ;
• L’organisation du traitement et de la diffusion de l’information ;
• L’organisation et la mise à jour des dossiers et leur classement(archivage) de manière adéquate (sous format papier et électronique) ;
• L’organisation des déplacements.

COMPETENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES :

L'appel à candidature est ouvert aux candidats remplissant les conditions suivantes :

• Être de Nationalité Marocaine.
• Être âgé d’au moins 18 ans et d’au plus 45 ans à la date de publication du présent avis.

Formation 

• Être titulaire d’un diplôme (bac+3) en gestion, gestion de projets, assistance de direction, ou toute autre discipline moyennant une expériences pertinente dans le domaine.

Expérience professionnelle

• Minimum 5 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire ou un poste impliquant des contacts avec le public, dans une organisation structurée.

Savoir :

• Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Power Point, … ;
• Maîtrise de la messagerie interne : Outlook ;
• Maîtrise des techniques et des outils de l’assistance de direction.

Savoir- faire

• Techniques de rédaction et de synthèse ;
• Confection de documents professionnelles
• Logiciels de bureautique ;
• Etablissement de tableau de bord.
• Techniques de classement et d’archivage.

Savoir- être

• Discrétion.
• Rigueur.
• Disponibilité et ponctualité.
• Autonomie proactivité et sens de l’initiative.
• Sens de l'organisation et gestion des priorités.
• Courtoisie, sens de l’écoute, aisance relationnelle et de travail en équipe.

Langues :

• Maîtrise de l'arabe et du français.
• La maîtrise de l'anglais est un atout très important.