ASSISTANTE DE DIRECTION

MISSION PRINCIPALE

• Assurer l'assistance administrative et organisationnelle de la Direction Générale, tout en garantissant la préparation, la coordination et le suivi des instances de gouvernance (Conseils d'Administration, Assemblées Générales et Comités).
• Veiller à la qualité, à la fiabilité et à la confidentialité des documents institutionnels, ainsi qu'au suivi rigoureux des décisions et des plans d'action.

PRINCIPALES ACTIVITÉS DU POSTE

1. Gestion des instances de gouvernance

• Organiser et coordonner les réunions des Conseils d'Administration, Assemblées Générales et différents Comités.
• Préparer les convocations, ordres du jour et dossiers nécessaires à la tenue des instances.
• Collecter, vérifier et consolider les documents et supports présentés aux membres des instances.
• Assurer la rédaction, la mise en forme et la finalisation des procès-verbaux, comptes rendus et relevés de décisions.
• Veiller à la conformité formelle, à la cohérence et à la qualité des documents de gouvernance.
• Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents institutionnels.

2. Suivi des décisions et des plans d'action

• Assurer le suivi des résolutions et décisions prises lors des différentes instances.
• Élaborer et actualiser les tableaux de bord de suivi des décisions et des actions.
• Coordonner avec les directions et services concernés pour suivre l'état d'avancement des actions.
• Identifier les échéances, anticiper les retards et effectuer les relances nécessaires.
• Préparer des synthèses périodiques destinées à la Direction Générale.

3. Assistance à la Direction Générale

• Gérer l'agenda, les rendez-vous, les réunions et les déplacements de la Direction Générale.
• Organiser les réunions internes et externes et assurer leur suivi administratif.
• Rédiger les correspondances officielles, notes de synthèse, rapports et présentations.
• Assurer le traitement, la transmission et le suivi des courriers et dossiers sensibles.
• Faciliter la coordination entre la Direction Générale et les différents interlocuteurs internes et externes.

4. Gestion documentaire et reporting

• Préparer et consolider les rapports d'activité et documents institutionnels.
• Vérifier la fiabilité, l'exactitude et la cohérence des informations communiquées.
• Mettre en place des outils de suivi et de reporting adaptés aux besoins de la Direction.
• Garantir une gestion documentaire structurée, sécurisée et confidentielle.

PROFIL RECHERCHÉ

• Formation : Bac+3 à Bac+5 en gestion, management, administration des entreprises, droit ou formation équivalente.
• Expérience professionnelle : Expérience confirmée en assistanat de Direction Générale, secrétariat général ou gestion des instances de gouvernance.
• Expérience significative dans l'organisation et le suivi des Conseils d'Administration, Assemblées Générales et Comités.
• Une expérience au sein d'un établissement public, d'une société de développement, d'une holding ou d'une organisation disposant d'instances de gouvernance structurées serait particulièrement appréciée.

COMPÉTENCES REQUISES

Compétences techniques :

• Maîtrise impérative de la gestion administrative des instances de gouvernance.
• Excellente capacité de rédaction des procès-verbaux, comptes rendus, rapports et notes de synthèse.
• Maîtrise des procédures de préparation et de suivi des réunions statutaires.
• Capacité à assurer le suivi des décisions, résolutions et plans d'action.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Excellente maîtrise du français à l'écrit comme à l'oral.

Qualités personnelles :

• Grande polyvalence et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Vigilance, rigueur et sens aigu du détail.
• Excellentes capacités d'organisation, d'anticipation et de priorisation.
• Discrétion absolue et respect de la confidentialité.
• Autonomie, réactivité et sens des responsabilités.
• Aisance relationnelle et capacité à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau.